Konfiguracja struktury danych jaka udostępniana jest w systemie dla określonego typu jednostki jest wersjonowana. Na liście wersji struktury danych wyświetlane są wszystkie wersje utworzone dla danego typu jednostki. Tylko jedna wersja konfiguracji będzie zatwierdzoną, czyli obowiązującą w systemie w danym momencie i właśnie z tej wersji korzystał będzie system w celu określenia: zawartości formularza rejestracji (tym samym aktualizacji, dodawania, modyfikowania danych jednostki), zakresu danych dostępnych na liście w ramach wyszukiwarki jednostek oraz karty jednostki w ramach wyszukiwarki jednostek.
Wersje będące w statusie „w przygotowaniu”, to wersje, będące w trakcie opracowywania. Wersje w statusie „zarchiwizowana”, to wersje już nieobowiązujące.
W górnej części listy znajdują się przyciski, umożliwiające:
| - | dodanie (zarejestrowanie) nowej wersji struktury danych typu jednostki, przycisk  . |
| - | odświeżenie zawartości listy, przycisk  . |
| - | zastosowanie selekcji na liście, przycisk  . |
| - | wykonanie wydruku zawartości tabeli dostępne w systemie RJPS, przycisk  . |
Za pomocą przycisku użytkownik może uruchomić okno "Wersja struktury danych", które umożliwi mu dodanie nowej wersji struktury danych. Wersję może dodać konfigurując ją od początku, bądź skopiować konfigurację już istniejącej wersji i wprowadzić niezbędne modyfikacje.
Po użyciu przycisku dodawania system wyświetli komunikat „Czy chcesz użyć kopii istniejącej struktury danych?” wraz z wyborem: Tak/Nie."
Jeżeli użytkownik wybierze "Tak" wyświetli się lista istniejących wersji struktury danych dla danego typu jednostki, na której użytkownik musi wskazać, która wersja ma być skopiowana. Po wybraniu wersji, zostanie ona skopiowana a jej konfiguracja przeniesiona do nowotworzonej wersji (skopiowane zostaną ustawienia wartości dla sekcji i pól).
Jeżeli użytkownik wybierze "Nie" będzie konfigurował sekcje i pola od podstaw.
Uwaga! Aby skopiować wersję, dla danego typu jednostki wcześniej musi zostać zarejestrowana inna wersja struktury danych. Jeżeli nie istnieje wersja struktury danych, wówczas użytkownik może jedynie dodać nową wersję.
Dodatkowo przy każdym rekordzie mającym status "W przygotowaniu" znajdują się operacje "Przeglądaj, Edytuj, Usuń, Zatwierdź".
Dodawanie i edycja wersji struktury danych realizowana jest z użyciem okna „Wersja struktury danych” opisanego w kolejnym rozdziale.
Aby wersja stworzona przez użytkownika, funkcjonowała w systemie, musi mieć status "Zatwierdzona" Aby zatwierdzić wersję struktury danych, należy wykonać dla niej operację " Zatwierdź".
Operacja ta dostępna jest jedynie dla wersji będącej w statusie " W przygotowaniu". Po zatwierdzeniu wersji, zostaje zmieniony status wersji na "W trakcie zatwierdzania", a po zakończeniu procesu zatwierdzania na „zatwierdzona”.
Jednocześnie jeżeli dla typu jednostki, funkcjonowała wcześniej inna wersja struktury danych (była w statusie „zatwierdzona”), jej status zostanie zmieniony na "zarchiwizowana".