Istnieje możliwość zasilania systemu RJPS innymi słownikami obcymi (obsługiwanymi przez inne aplikacje), poprzez wczytanie do systemu RJPS definicji słowników, zapisanych w plikach zewnętrznych w formacie XML lub CSV.
Aby dokonać importu słownika zapisanego w pliku zewnętrznym, w oknie "Słowniki obce" wykonujemy operację Synchronizacja słowników z plików zewnętrznych.
Otworzy się okno "Import słownika z pliku", w którym podajemy Kod, Nazwę, Opis słownika, który chcemy zaimportować.
W polu Importuj plik za pomocą przycisku Przeglądaj wskazujemy plik słownika, który chcemy wczytać.
W polu Rodzaj separatora wskazujemy separator, przy użyciu którego będzie możliwe odczytanie danych ze wskazanego pliku.
Uwaga! Pole "Rodzaj separatora" jest dostępne dopiero po wskazaniu pliku w formacie XML lub CSV.
Aby zaimportować słownik ze wskazanego pliku, wybieramy przycisk Wczytaj.
Podczas wczytywania słownika następuje sprawdzenie poprawności struktury wskazanego pliku. Jeżeli plik jest poprawny, to słownik zostaje zaimportowany do systemu RJPS.
Jeśli podczas sprawdzania poprawności struktury pliku XML/CSV wystąpią nieścisłości, to zostanie wyświetlona lista błędów.
Jeśli importowany słownik nie istnieje w systemie RJPS, to po imporcie tego słownika zostaje utworzona nowa definicja słownika, o numerze wersji 1 wraz elementami słownika zgodnymi z danymi z pliku zewnętrznego.
Jeśli importowany słownik istnieje już w systemie RJPS, to po imporcie tego słownika zostaje utworzona nowa wersja tego słownika, o numerze o 1 większym niż najwyższy numer wersji dla tego słownika oraz zostają zamknięte wszystkie dotychczas obowiązujące elementy tego słownika.
Uwaga! W ramach jednego wykonania operacji "Synchronizacja słowników z plików zewnętrznych" następuje import/aktualizacja dokładnie jednego wskazanego słownika.